Beursmateriaal laten maken: wat heb je écht nodig?
Je hebt een plek op een beurs geregeld. Nu de aankleding nog. Een roll-upbanner, een brochure, misschien nieuwe visitekaartjes. Maar wat heb je werkelijk nodig? En hoe voorkom je dat je straks verschillende middelen hebt die weinig met elkaar te maken hebben?
Beursmateriaal laten maken begint met een paar keuzes: wie wil je spreken, wat wil je vertellen en welke ruimte heb je? Daarmee wordt duidelijk welke middelen iets toevoegen en wat je achterwege kunt laten.
Begin bij het gesprek dat je wilt voeren
Wil je nieuwe klanten ontmoeten, een specifieke dienst uitleggen of bestaande relaties spreken? Dat doel bepaalt wat je op de beurs laat zien.
Een installatiebedrijf dat onderhoudscontracten onder de aandacht wil brengen, heeft bijvoorbeeld een andere boodschap nodig dan een bedrijf dat een nieuw product demonstreert. Dat verschil hoort terug te komen in de tekst, beelden en informatie die bezoekers meekrijgen.
Schrijf daarom eerst één zin op: na een bezoek aan onze plek moet iemand weten dat…
Lukt dat nog niet, dan helpt het om eerst de boodschap aan te scherpen. Anders probeer je al snel je hele bedrijf op één banner uit te leggen.
_____
Kies beursmateriaal dat bij de ruimte past
Bekijk de standafmetingen voordat je iets laat ontwerpen. Welke zijden zijn open? Waar staan een tafel of demonstratieproduct? En vanuit welke richting komen bezoekers aanlopen?
Een roll-upbanner, doek of paneel kan je boodschap zichtbaar maken. Welke uitvoering passend is, hangt onder meer af van de beschikbare plek, bevestigingsmogelijkheden en het vervoer.
Vraag ook de voorwaarden van de organisator op. Denk aan toegestane afmetingen en regels voor het plaatsen of bevestigen van materiaal. Zo kan het ontwerp meteen rekening houden met de situatie.
Ons advies: geef een grote uiting één duidelijke taak. Laat bijvoorbeeld zien voor wie je werkt of welk probleem je oplost. Uitgebreide uitleg kan tijdens het gesprek en in het bijbehorende drukwerk.
_____
Geef drukwerk een eigen functie
Je banner en brochure hoeven niet hetzelfde verhaal te vertellen. Ze worden op een ander moment gebruikt.
Een banner helpt iemand om je bedrijf en onderwerp te herkennen. Een flyer kan één dienst of aanbod toelichten. Een brochure biedt meer ruimte voor uitleg en voorbeelden. Een visitekaartje maakt duidelijk met wie iemand contact kan opnemen.
Kies wat bij jouw beursdoel past. Heb je weinig uit te leggen en wil je vooral een vervolgafspraak maken? Dan is een uitgebreide brochure misschien niet nodig. Moet iemand jouw voorstel later met een collega bespreken? Dan kan informatie op papier juist behulpzaam zijn.
Bepaal de oplage op basis van het verwachte gebruik en je voorraad. Voor bijbehorend beursdrukwerk zijn bij WS ook kleine digitale oplages mogelijk.
_____
Houd grip op je budget door te kiezen
Een herkenbare presentatie vraagt niet automatisch om de langste bestellijst. Begin met wat nodig is voor zichtbaarheid, het gesprek en vervolgcontact. Bekijk daarna welke aanvullingen nuttig zijn.
Een bedrukte pen of kleding kan onderdeel zijn van het geheel, maar hoeft niet de eerste keuze te zijn. Hebben je collega’s al passende bedrijfskleding, dan kan die misschien gewoon mee.
Bespreek je budget vroeg. Dan kunnen ontwerp, aantallen en uitvoering daarop worden afgestemd. Vraag bij een voorstel ook welke onderdelen noodzakelijk zijn en welke aanvullend. Zo kun je gericht keuzes maken.
_____
Bekijk eerst wat je al hebt
Leg bestaande banners, brochures, visitekaartjes en kleding naast elkaar. Kloppen de contactgegevens nog? Past de boodschap bij deze beurs? Zijn de middelen heel en verzorgd?
Hergebruik is niet altijd alleen een kwestie van het logo controleren. Een oude banner kan nog netjes zijn, maar een dienst tonen die je deze keer niet wilt benadrukken. Andersom hoeft een bruikbare brochure niet opnieuw gemaakt te worden omdat je een nieuwe beursuiting toevoegt.
Neem foto’s, maten en beschikbare bestanden mee in de voorbereiding. Dan kunnen we beoordelen wat bruikbaar is en waar aanpassing nodig is. Bij bestaande systemen moet ook worden gecontroleerd of nieuwe onderdelen daadwerkelijk passen.
_____
Maak van losse middelen één geheel
Samenhang betekent niet dat ieder middel precies dezelfde opmaak krijgt. Een grote banner vraagt om een andere verdeling van tekst en beeld dan een visitekaartje. De boodschap, kleuren, typografie en beeldkeuze kunnen wel bij elkaar aansluiten.
Een fictief ontwerpvoorbeeld: VORM Installatietechniek wil onderhoud voor bedrijfspanden onder de aandacht brengen. Op de roll-upbanner staat de kernboodschap. Een compacte brochure geeft uitleg over de dienstverlening. Het visitekaartje maakt vervolgcontact eenvoudig. Dit is een mogelijk ontwerpconcept, geen uitgevoerd klantproject.
Bij WS Media Groep stemmen we ontwerp, signing en drukwerk op elkaar af. Daardoor hoef je de onderdelen niet zelf bij verschillende partijen bij elkaar te brengen.
_____
Plan ook tijd voor keuzes en controle
Bestel je beursmiddelen bij voorkeur vijf weken vóór de beurs. Dat is ons planningsadvies, geen gegarandeerde levertijd. Begin eerder met de voorbereiding als de boodschap, teksten of vormgeving nog moeten worden ontwikkeld. De haalbare planning stemmen we per aanvraag af.
Geef je beursdatum, standafmetingen en gewenste boodschap door aan onze ordermanagers via info@wsmediagroep.nl of 0418 540 333. Dan kijken we samen welke middelen bij jouw deelname passen.
